Il Facility Management  è l’attività organizzativa che controlla tutte le attività che non riguardano il core business di un’azienda (ad esempio i servizi di cleaning, i servizi di manutenzione, le reti telefoniche e di telecomunicazione o il servizio di mensa), garantendo il corretto funzionamento delle facilities (strutture) e dei loro impianti e servizi (norme e definizione ufficiale europeo: EN 15221).

La Proprietà ha quindi uno strumento per dirigere e verificare la manutenzione, preservando così il valore dei propri asset, mentre il fornitore di servizi Facility Management (quale è Ecomm srl) dispone di uno strumento di nuova concezione che lo guida e assiste sino ad offrire un servizio di qualità che soddisfi le esigenze della Proprietà.

La necessità di innovare ed efficientare i modelli di gestione dei servizi, adottando processi e tecnologie sempre più direzionate verso l’automazione e l’interconnessione, ha portato nel corso degli ultimi anni a dovere ricercare nuovi percorsi di cambiamento nei modi di pensare ed erogare i servizi stessi, facendo nascere il concetto di Facility Management 4.0.

Per dare un contenuto a questo termine, è utile avere presente quanto è già avvenuto (e sta avvenendo) nel campo della produzione industriale, dove, la disponibilità di sensori e di connessioni wireless a basso costo, ha permesso una nuova rivoluzione industriale.

Tutto questo si associa a un impiego sempre più pervasivo di dati e informazioni, di tecnologie computazionali e di analisi dei dati, di nuovi materiali, componenti e sistemi totalmente digitalizzati e connessi (internet of things and machines).

Per tale percorso di innovazione è stato coniata l’espressione Industria 4.0.

Come tutte le rivoluzioni industriali è la tecnologia che svolge un ruolo centrale con il compito di ottimizzare i processi produttivi, supportare i processi di automazione industriale e favorire la collaborazione produttiva tra imprese attraverso tecniche avanzate di pianificazione distribuita, gestione integrata della logistica in rete e interoperabilità dei sistemi informativi.

Cosa succede in Europa ed in Italia?

Per quando concerne il mondo dei servizi e del Facility Management, in Europa vi è un ritardo nell’analisi organica delle ricadute che le nuove tecnologie possono portare nel modo di pensare e fare servizi.

Alcune applicazioni di tali tecnologie nel campo dei servizi sono state presentate solo negli ultimi anni in convegni o pubblicate in riviste del settore (ad esempio“FMI Facility Management Italia”; i numerosi convegni ANIP), destando particolare interesse non solo per l’approfondimento delle tecnologie adottate, ma soprattutto per l’analisi di quanto queste tecnologie possano comportare in termini di risultati.

Questi casi sono da considerarsi episodici, poiché nel mondo industrializzato non esiste ancora una visione strutturata e condivisa di cosa potrebbe essere Facility Management 4.0.

Per superare questo ritardo, rispetto ad un mercato che richiede innovazione, è essenziale che si possa analizzare quanto le nuove tecnologie hardware, i nuovi modelli di gestione, il cloud, gli strumenti di virtualizzazione e di collaborazione possano contribuire a migliore l’erogazione dei servizi, sia in termini di efficienza che di efficacia, oltre a dare risposta al tema oggi chiave del mondo dei servizi che è la controllabilità degli stessi.

Ecomm srl ha lavorato proprio ad una soluzione che potesse sfruttare tutto il vasto campo di innovazione, trovando nello sviluppo di una Applicazione Web lo strumento fondamentale per svolgere tutte le operazioni legate al Facility Management 4.0 e per tenere sotto controllo tutti i centri di costo, garantendo efficienza, velocità e precisione.

Un’ Applicazione Web che vantaggi porta?

Un’applicazione web rende automatica e veloce la verifica della checklist, con l’aspettativa di ottenere dati più precisi, personale più motivato ed essere in grado di intervenire rapidamente perché non è necessario attendere la fine del mese per rendersi conto che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe.

La soluzione permette quindi di velocizzare e semplificare il lavoro quotidiano nel Facility Management, ma anche di ridurre l’impiego di carta: al posto dei fogli, lo schermo di un tablet.

I Responsabili ricevono ora rapporti di sintesi mensili più ricchi di informazioni, precisi ed efficaci e possono intervenire per modificare in tempo reale quali dati ricevere e quali non sono più di interesse.

I dati possono venire archiviati e sincronizzati nel cloud; possono, inoltre, essere condivisi e analizzati da diversi Responsabili, possono prevedere notifiche push, la possibilità di scattare e caricare foto e altre funzionalità avanzate.

L’abbandono di un processo manuale e basato sulla carta in favore di una procedura digitale e automatizzata consente di risparmiare tempo, evitare gli errori di trascrizione e aumentare il livello di affidabilità delle ispezioni periodiche.

Inoltre, è possibile riorganizzare i dati in base alle esigenze dei singoli gruppi di lavoro, sempre in tempo reale, al fine di intervenire ad apportare modifiche, miglioramenti e maggiore efficienza.

L’applicativo di Ecomm srl risulta semplice ed intuitivo: permette al responsabile Risorse Umane di svolgere più agevolmente le operazioni di raccolta dati sulle ore lavorate dai dipendenti, sulle sostituzioni e sugli interventi straordinari, essendo questi caricati direttamente dai Caposervizio e dagli Operatori in tempo reale.

In questo modo si può avere sotto controllo tutti i cantieri, riducendo i costi del personale e delle attrezzature utilizzate, che nel caso di Ecomm srl si suddividono in 7 categorie, tutte da monitorare.

Il cliente di Ecomm srl può accedere alla propria pagina, controllando lo svolgimento delle operazioni programmate e segnalando eventuali anomalie riscontrate, in modo che possano essere risolte velocemente durante il servizio.

L’Applicazione Web di Ecomm srl è uno strumento fondamentale per svolgere tutte le operazioni legate al Facility Management 4.0, essa permette di:

• Pianificare il Calendario degli Interventi: la generazione del calendario è semplice ed immediata, è possibile avere un calendario online sempre disponibile che contiene interventi pianificati di manutenzione ordinaria e straordinaria, su cui si possono eseguire numerose attività. Ogni modifica è immediata e semplice: spostare un intervento, dividere le relative attività su più interventi o unire più interventi in intervento unico, aggiungere o togliere la singola attività.

• Generare la scheda di lavoro in pochi secondi e con altrettanta velocità si può inviarla a site manager, operatore Facility Management 4.0 o altre figure coinvolte.

• Gestire una richiesta di manutenzione, generando un ticket e avvisando con gli alert i responsabili, i tecnici e agli operatori a seconda del grado di urgenza assegnato.

• Creare piani di manutenzione personalizzati per i clienti o per differenti tipologie dei servizi offerti, dettagliare i tempi standard nella definizioni delle attività, e stimare i carichi di lavoro delle programmazioni generate.

• Controllare gli Asset coperti dal contratto di manutenzione; estrarre il registro della manutenzione di estintori, impianti, condizionatori, mobili, macchinari.

• Consentire al Cliente di Ecomm srl di accedere ai propri dati, estrarre i report di intervento e le statistiche dei lavori eseguiti.

Negli Operatori e nel Responsabili di Servizio di Ecomm srl convivono ormai la manualità e la sapienza della tradizionale Impresa di Servizi di Pulizia con la tecnologia e l’organizzazione del moderno facility management 4.0, consentendo un servizio di alta qualità a costi contenuti.